03.08.2023

Firmenumzug Checkliste: Tipps und Hinweise

Einen Umzug für eine ganze Firma zu planen, kann eine große Hürde sein. Hier muss vieles beachtet werden. Der erste Schritt ist es zu wissen, wann der Umzug ungefähr stattfinden soll, was mitgenommen wird und was nicht. Dazu muss ein zentraler Ansprechpartner ernannt werden, der den Umzug im besten Fall ebenfalls mit der Umzugsfirma organisiert.

Unten finden Sie unsere Firmenumzug Checkliste für die Organisation eines Firmenumzugs, wir empfehlen bei großen Umzügen jedoch immer eine Spedition zu beauftragen!

Vorplanung

Die Vorplanung ist das A und O bei einem Umzug. Untenstehend sind die wichtigsten Punkte, die bei der Planung eines Firmenumzugs beachtet werden sollten. Eine praktische Checkliste zum Herunterladen, gibt es gleich am Ende.

  • Information einholen: Frist für die Kündigung des aktuellen Mietvertrags

  • Ungefähren Umzugstermin bzw. Zeitraum festlegen für den Umzug

  • Zentralen Ansprechperson festlegen

  • Für jede Abteilung einen Umzugsbeauftragten definieren

  • Eventueller Zeitplan: Ziehen Sie am Wochenende / an Werktagen um? Welche Abteilung wird wann übersiedelt? Welche zuerst? Zeitplan den Mitarbeitern mitteilen!

  • Umzugsbudget erstellen

  • Ihre MitarbeiterInnen oder Umzugsfirma: Wer soll einpacken?

  • EDV-Systeme: Neue kaufen oder alte mitnehmen?

  • Inventarliste anfertigen

  • Liste für Entsorgung erstellen

  • Aufbewahrungspflichtige Akten sammeln, eventuell archivieren lassen

2-5 Monate vor dem Umzug

  • Vertragspartner / Firmen informieren

  • Einrichtung und Arbeitsplätze am neuen Standort planen

  • Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisieren

  • Überarbeitung von Briefköpfen, Website, Visitenkarten, Impressum etc.

  • Falls selbst einpackt wird: Eventuelles Briefing mit der Umzugsfirma planen

  • Mitarbeiterbriefing, alle Mitarbeiter informieren (Bsp. Fuchs Party)

  • Parkplätze zuteilen

1 Monat vor dem Umzug

  • Alle Verträge, die mit dem Standort gekoppelt sind, ändern lassen

  • Stammkunden informieren

  • Nachsendeauftrag bei der Post aufgeben

  • Eintrag im Handelsregister ändern

  • System für Kartonbeschriftung bestimmen

  • IT-Infrastruktur im neuen Standort einrichten

  • Ausmisten / Entrümpeln / Archivieren

  • Eventuelles Halteverbot einrichten (Wird von der Umzugsfirma gemacht)

  • Verpackungsmaterialien beschaffen (Wird von der Umzugsfirma geliefert)

  • Wenn selbst einpackt wird: Besser früher als später beginnen

  • Terminbestätigung einholen

1 Woche vor dem Umzug

  • Schlüsselübergabe organisieren

  • Kostenabrechnung mit altem Vermieter

  • Teppiche und Gardinen können eventuell zur Reinigung gebracht werden

  • Finalisierung des Möbelstellplans / Einrichtungsplan

  • Kühlschrank leeren

  • Schön langsam kann man mit dem Einpacken diverser Utensilien beginnen, die für den Alltag nicht unerlässlich sind

1 Tag vor dem Umzug / Am Tag des Umzugs

  • Reinigung der alten Räumlichkeiten

  • Übergabe an den Vermieter

  • Firmenschilder entfernen bzw aufhängen

  • Schlüssel von den Mitarbeitern einsammeln

  • Wertgegenstände, sensible Daten oder Geld gesondert verpacken und persönlich transportieren, eventuell zwischenlagern (Banksafe)

  • Allfällige Mängel oder Schäden umgehend dem Transportleiter melden

  • Übernahme der neuen Geschäftsräume

Im Laufe des Umzugs / Vor der Betriebsaufnahme

  • Meldung bei zuständiger Behörde

  • Überarbeitung von Briefköpfen, Impressum etc.

  • Rundschreiben an Kunden und Partner

  • Leermaterial abholen lassen

  • Umzug feiern 🙂

Fazit

Das Wichtigste was beachtet werden muss, ist die Vorplanung. Je früher angefangen wird, desto besser! Dazu sollten alle informiert werden, denn die meisten Fehler entstehen durch mangelnde Kommunikation. Sei es die Umzugsfirma mit der zusammen gearbeitet wird, alle zuständigen Ämter oder die Mitarbeiter in der Firma. Zusammengefasst merken: planen, informieren & inkludieren!

Planen
Früh anfangen Angebote anzufordern
Informieren
Alle wichtigen Ämter informieren
Inkludieren
Alle Zuständigen auf dem Laufenden halten

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