29.04.2024
Akten aufbewahren: Das ist zu beachten
Ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Akten und Dokumenten. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Akten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, und es ist entscheidend, diese Fristen einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Sie erfahren in diesem Beitrag, warum es so wichtig ist, Akten aufzubewahren, was Sie in Bezug auf den Lagerort beachten müssen und was Sie tun können, wenn Sie keinen Platz für all Ihre Unterlagen haben.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind im Handelsgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung genau festgelegt. In der Regel beträgt die Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe und andere geschäftliche Dokumente 6 Jahre. Für Handelsbücher und bestimmte Unterlagen gemäß §325 Abs. 2a HGB gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Wie lange muss ich als selbstständige Person Unterlagen aufbewahren?
Auch Selbstständige und Unternehmen, die nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Die genauen Fristen können je nach Art der Dokumente variieren, daher ist es wichtig, sich mit den entsprechenden Gesetzen vertraut zu machen.
Wie bewahre ich wichtige Akten richtig auf?
Wie Sie Akten aufbewahren ist eine wichtige Frage. Für die richtige Aufbewahrung von Akten ist ein geeigneter Lagerort von entscheidender Bedeutung. Idealerweise sollten alle Dokumente leicht zugänglich sein und eine konstante Temperatur sowie Luftfeuchtigkeit aufweisen, um die Lesbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Wo Sie Ihre Akten aufbewahren ist also ein entscheidender Faktor. Feuchtigkeit, Temperatur und Sonneneinstrahlung können die Papierqualität beeinträchtigen. Aktenschränke oder Regale sind häufige Lösungen für die Lagerung von Akten, wobei stabile Archivkartons eine kostengünstige und effektive Alternative darstellen.
Ich habe keinen Platz für all meine Akten. Was tun?
Gerade für Einzelunternehmen, sowie Klein- und Mittelbetriebe ohne großflächigen Standorten steht meist nicht genügend Platz für die entsprechende Lagerung aller Dokumente zur Verfügung. Sie müssen ausweichen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten externe Lagerflächen zu mieten. Nicht alle Anbieter sind auf darauf spezialisiert Akten aufzubewahren.
Die Spedition Fuchs bietet dafür einen exklusiven Service. Neben der Abholung durch unser professionelles Team erhalten Ihre Akten eine eindeutige Identifikation. Durch die Archivierung in abgetrennten, hochwertigen Seecontainern, sind Ihre Dokumente optimal geschützt.
Was passiert bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können ernste rechtliche Konsequenzen haben, einschließlich hoher Geldstrafen oder strafrechtlicher Verfahren. Wer sich versehentlich oder bewusst nicht an die Regelungen für die Aktenaufbewahrung hält, setzt sich einem großen Risiko aus. Daher ist es wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Akten genau einzuhalten und alle Unterlagen ordnungsgemäß zu archivieren.
Fazit
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Akten ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und trägt dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren und eine reibungslose Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie weitere Fragen zur Aktenaufbewahrung haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir beraten Sie gerne!
